受付テントの必要数はどう計算する？イベント成功のための算出方法と選び方をプロが解説
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イベントの「顔」とも言える受付エリア。適切な数のテントを用意することは、スムーズな運営と来場者の満足度に直結します。しかし、「何台テントを借りればいいのかわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、年間イベント実績3000件以上を誇る京都レントオールの知見を活かし、受付テントの必要数の計算方法と、失敗しない選び方のポイントを詳しく解説します。
1. 受付テントの必要数を決める計算の考え方
受付テントの数を決める際は、単に来場者数を見るだけでなく、以下の3つの要素を掛け合わせて算出します。
① ピーク時の来場者数
イベント開始直前や特定の時間帯に集中する「ピーク時の人数」を想定します。総来場者数が1,000人であっても、開始30分前に500人が集中する場合、その500人をさばける受付体制が必要です。
② 1人あたりの受付処理時間
記帳のみであれば1人15〜30秒、チケット確認やノベルティ配布がある場合は1分程度かかることもあります。1つの受付窓口（1スパン）で1分間に何人対応できるかを算出しましょう。
③ テント1張あたりの窓口数
一般的な2間×3間（約3.6m×5.4m）のテントであれば、横幅5.4mを活かして3〜4つの受付窓口を設置可能です。通路の幅やスタッフの動線も考慮して配置を決めます。
【計算例】
ピーク時に30分で300人が来場し、1人の受付に1分かかる場合：
300人 ÷ 30分 ＝ 1分間に10人の対応が必要。
窓口1つで毎分1人対応できるなら、窓口は10箇所必要になります。2間×3間テント1張で3窓口作るなら、最低でも4張のテントが必要という計算になります。
2. イベント規模別・おすすめのテントサイズ
- 小規模イベント（〜100名程度）： 1.5間×2間（約2.7m×3.6m）1張。スタッフ2〜3名で対応可能。
- 中規模イベント（100〜500名程度）： 2間×3間（約3.6m×5.4m）1〜2張。誘導導線を確保しやすくなります。
- 大規模イベント（500名以上）： 2間×3間を複数連結。または大型の集会用テントを使用し、カテゴリー別（事前予約・当日券など）に窓口を分けます。
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